Waarom moet je je verblijf aangeven?
Ten eerste omdat het verplicht is (zie het volgende punt). Ten tweede omdat de aangifte tot doel heeft kinderen te beschermen wanneer ze zich buiten het gezag of toezicht van hun ouders bevinden, en tevens de organisatoren te beschermen om ongelukken te voorkomen.
In dit geval controleert de SDJES het strafblad van alle volwassenen die voor het verblijf zijn aangemeld, controleert zij de begeleidingsratio en zorgt zij ervoor dat de gekozen locaties (wanneer het verblijf in Frankrijk plaatsvindt) voldoen aan diverse veiligheidsverplichtingen in het kader van de opvang van minderjarigen.
Voor meer informatie: deze regelgeving is vastgelegd in de Code de l’action sociale et des familles (Wetboek van Maatschappelijk Werk en Gezinnen)
Wanneer moet ik mijn verblijf aangeven?
- Vanaf een overnachting waarbij er ten minste 6 minderjarigen in mijn gezelschap zijn, ongeacht de plaats waar ik verblijf (Frankrijk of het buitenland)
- Als mijn verblijf niet DIRECT verband houdt met een wedstrijd (ik hoef dus niet aan te geven of ik tijdens een wedstrijd in het gezelschap van minderjarigen ben, maar ik moet mijn stage wel aangeven als deze VOOR de wedstrijd plaatsvindt op een andere locatie dan die van de wedstrijd)
Wat zijn de vereisten die je moet kennen?
- Als uw stage uitsluitend voor uw leden wordt georganiseerd, die allemaal bij dezelfde federatie zijn aangesloten, dan gaat het om een SPORTKAMP en niet om een VAKANTIECENTRUM (de begeleidingsregels verschillen).
- Tijdens een sportvakantie moet er minimaal twee volwassenen aanwezig zijn – ongeacht het aantal aanwezige kinderen. Het is dus verboden om bijvoorbeeld alleen met 8 kinderen op pad te gaan.
- Als uw verblijf in FRANKRIJK plaatsvindt, moet u een accommodatie kiezen met een lokaal nummer, dat wil zeggen een accommodatie die geschikt is voor minderjarigen. De meeste hotels vallen daarom buiten deze regeling (behalve in gevallen die door de lokale SDJES zijn goedgekeurd).
- In het buitenland is er geen lokaalnummer, maar moet er wel een instelling worden gekozen die veilige omstandigheden garandeert voor de aanwezige minderjarigen (brand, inbraak, algemene veiligheid, enz.).
1. De bevoegde instantie vaststellen
Ik wil mijn verblijf niet aangeven. Wat zijn de risico’s?
Als er geen aangifte wordt gedaan, riskeert de organisator van het verblijf een gevangenisstraf van maximaal 3 jaar.
Hoe meld je je verblijf aan?
Door gebruik te maken van de online aangiftediensten van het TAM: https://tam.extranet.jeunesse-sports.gouv.fr/#/
Als u nog geen beheerderstoegang hebt, moet u contact opnemen met de SDJES van uw departement om toegang tot dit platform te verkrijgen.
Zie het overzicht van de SDJES
De aangifte verloopt vervolgens in twee fasen:
– De eerste aangifte -> minimaal 2 MAANDEN VAN TEVOREN, waarin ik mijn „voornemen“ aangeef om een sportkamp met minderjarigen te organiseren
– Het aanvullende formulier -> 10 DAGEN VAN TEVOREN, waarin ik alle controlegegevens van mijn verblijf vermeld ten behoeve van de aangifte (begeleiders, diploma’s…)
Na afloop van deze aangifte ontvang ik een ontvangstbewijs van de aangifte – let op: dit document is louter een aangifte en vormt geen bewijs dat u aan alle voorschriften voldoet zodra het kamp van start is gegaan. Neem bij twijfel gerust contact op met de SDJES van uw departement
Hoe verloopt een controle door de onderwijsinspectie?
De meeste controles vinden willekeurig plaats. De inspecteur controleert of de gegevens die op het TAM zijn opgegeven, overeenkomen met de werkelijkheid ter plaatse. Hij of zij inspecteert ook de algemene veiligheid van uw verblijf, waarbij bijzondere aandacht wordt besteed aan het aantal aanwezige volwassenen, de veiligheid van de accommodatie, de hygiënische omstandigheden en de fysieke en morele veiligheid van de jongeren.
Tijdens de controle moet u verschillende bewijsstukken overleggen (niet-uitputtende lijst):
- Het ontvangstbewijs van de aangifte
- Het educatieve project van de vereniging (het clubproject waarin het doel van de vereniging in grote lijnen wordt toegelicht)
- Het pedagogisch plan van het verblijf, waarin de hoofdlijnen van het verblijf, het programma, het doel, de educatieve activiteiten enz. moeten worden beschreven…
- Het aanwezigheidsregister van de minderjarigen – waaruit blijkt dat de kinderen voortdurend worden geteld en geregistreerd
- Het ziekenboek waarin alle medische en gezondheidsgegevens van de kinderen worden vastgelegd
- De gezondheidsdocumenten van de minderjarigen en begeleiders
- De diploma’s van de begeleiders die hen in staat stellen hun functie tijdens het verblijf en in het veld uit te oefenen (sportwet).
Wat gebeurt er bij niet-naleving?
De inspecteur beoordeelt de ernst van de overtreding en de onveiligheid van de jongeren – hij kan eisen dat de situatie onmiddellijk wordt rechtgezet en, indien dit niet gebeurt, het verblijf op bevel van de prefect beëindigen
Als de overtreding „licht” is, ontvangt de club een waarschuwing, die wordt vastgelegd in een inspectierapport.
Hoe helpt SPORT’N GO mij bij mijn aangifte?
Als reisbureau fungeren wij als tussenpersoon tussen u en de reisaanbieders. Wij zorgen voor de coördinatie van de reis, maar volgens de SDJES blijft de club of vereniging de reisorganisator voor de ouders. Het is dus aan de vereniging of club om het verblijf aan te geven, en niet aan het reisbureau.
SPORT’NGO zorgt er echter voor dat de gekozen accommodatie (in Frankrijk) inderdaad over een lokaal nummer beschikt en wij helpen u bij de nodige stappen om de aangifte en de organisatie van uw verblijf met minderjarigen te vergemakkelijken.
Onze reisadviseurs staan klaar om u tijdens dit hele proces te begeleiden en het u zo gemakkelijk mogelijk te maken.
